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gestion administrative des archives

Assistance administrative

Les appels, la gestion des fichiers patient/client … sont des tâches administratives.
L’offre de N&L Conseil est plus flexible que le recrutement d’une secrétaire :

Accompagnement permanent, ponctuel ou de façon récurrente !

L’Assistance Administrative

Les missions de l’assistante varient en fonction la structure de l’entreprise.
En exemple, retrouvez ici une liste non exhaustive des tâches :

  • Accueil physique/téléphonique adapté,
  • Rédiger, filtrer et réorienter les courriers,
  • Traitement de texte,
  • Rédaction des comptes rendus et procès-verbaux,
  • Gestion de la base de données.
  • Gérer les agendas de l’équipe,
  • Enregistrer des données informatiques.
  • Assurer le suivi des commandes.
  • Recherche documentaire,
  • Hiérarchiser les  informations,
  • Classent et gestion des archives.

Les outils de travail

Le poste informatique est l’un des outils indispensables à toute assistante administrative.
Par conséquent, les tâches de secrétariat exigent un certain nombre d’outils :

  • Imprimante,
  • Photocopieur,
  • Scanner et fax,
  • L’accès à Internet et à un téléphone,
  • Bureautique ( fournitures et papeterie)

La Gestion Administrative

La saisies de données et le classement

La saisie des données et le classement sont des tâches propres à la gestion administrative.
Elles consistent à intégrer des informations provenant d’une source vers une autre pour en suite les stocker.

Quelques exemples de saisie de données :

  • Enquêtes,
  • Formulaires,
  • Questionnaires,
  • Saisie de coupons réponses,

Le classement des documents permet l’accès rapide à des informations importantes.
L’accès rapide aux informations est indispensable car permet de fixer des objectifs, suive un traitement…

Procédures :

  • Audit organisationnel.
  • Contrôle des documents réceptionnés/envoyés.
  • Mise en place d’un processus de classement.
  • Tri, traitement, classement, numérisation et archivage.
  • Dématérialisation des processus de classement.

administrative

 

Le modèle de classement des documents

Considérons qu’il n’y a pas un modèle type pour le classement !
Par conséquent, la meilleure méthode est celle que permet l’accès facile des dossiers.
Le secteur d’activité, la taille de l’équipe et le cœur de métier déterminent la méthode adaptée.

Le classement pouvant se faire par ordre alphabétique, chronologique, catégorique, thématique ou alphanumérique .

  • Les classeurs, armoires de rangement, intercalaires, …(classement physique).
  • L’ordinateur et un logiciel de classement  (classement numérique).

Quels questions vous traquassent ?

  • Difficulté de trouver une personne de confiance ?
  • Besoin de trouver une personne compétente ?
  • Contrainte de recruter une personne maîtrisent les enjeux et problématiques  de votre domaine d’activité ?

Les pièces administratives peuvent constituer des dossiers sensibles par conséquent, le classement doit être délégué à une personne de confiance.

La permanence téléphonique

La permanence téléphonique doit être efficace afin qu’aucun appel ne reste sans réponse.
De même; la présence en cabinet/entreprise, permet d’augmenter la productivité et le développement de votre activité.

Taches assurées par la télé-secrétaire :

  • Tout d’abord; assurer un accueil humain et professionnel.
  • En suite; personnaliser l’image de votre cabinet/entreprise.
  • Enfin; éviter les charges fixes (salaire, bureau, ligne téléphonique …).

En conclusion : N&L Conseil intervient à distance et au sein de votre cabinet/société !
Si vous avez aimé le post, 😉 merci de me dire ce que vous en pensez !

Amicalement, signature

 

 

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