télé-secrétaire

Le métier de télé-secrétaire

Reunion de travail
La télé-secrétaire; Comment se lancer et sortir du lot?

La télé-secrétaire accomplit les tâches administratives relatives à un poste de secrétariat classique tout en offrant des prestations additionnelles.

La télé-secrétaire gère à distance toute la gestion administrative d’un professionnel indépendant d’une entreprise, d'une association ... elle prend en charge l’accueil téléphonique, la saisir les données, le classer les documents professionnels, etc. Par conséquent, les télé-secrétaires peuvent être en charge de la gestion administrative de plusieurs professionnels.

Devenir télé-secrétaire indépendante ?

Pour devenir télé-secrétaire, il est préférable que vous ayez une formation au secrétariat.

Les services de sous-traitance administrative peuvent être proposés dans touts les domaines d'activité. Donc, n'importe quelle TPE et PME est susceptible d’avoir besoin des services de la télé-secrétaire.

télé-secrétaire

Le développent du portefeuille est la tâche la plus difficile de la télé-secrétaire. D'autre part, il faut proposer un service de qualité, car le bouche à oreille reste le mode de publicité les plus porteur.

La présentation commerciale des services est une arme implacable car elle permettra de faire connaitre l'activité auprès des potentiels clients (pensez à vous entourer des professionnels de la communication). Les réseaux professionnels sont non seulement source de d'échanges porteurs de nouvelles affaires mais également de partenariats gangant/gagnant.

Les missions de la télé-secrétaire

Une télé-secrétaire réalise les mêmes missions qu'une assistante administrative en entreprise.

Souvent les TPE et PME sont dans l'impossibilité de recruter une secrétaire à cause des coûts trop élevés... La télé-secrétaire intervient à la carte proposant une aide ponctuelle correspondant au volume de travail de sa clientèle.

La télé-secrétaire doit avoir du bon sens, de la rigueur, être fiable, organisée... Souvent chargée de l'accueil téléphonique, elle doit posséder le matériel et les connaissances nécessaires pour la gestion de l'appel et des tâches administratives telles que:

Secrétaire médicale indépendante L'accueil téléphonique

  • Prise de rendez-vous
  • Gestion des appels téléphoniques
  • Retranscription de divers documents
  • Rédaction des courriers, devis
  • Mise à jour de l’agenda
  • Informer la clientèle
  • Gestion des achats
  • Facturation
  • Recouvrement de créances
  • Classement de documents
  • Télé-prospection
  • Accompagnement dans la gestion des ressources humaines
  • ...

Les outils de travail de la télé-secrétaire

La télé-secrétaire utilise les mêmes outils qu'une secretaire en entreprise.
A noter que le travail à distance l'impose l'usage d'une bonne connection internet (clé 4G, wifi, livebox, point d’accès mobile).

Métier tourné vers le publique, le goût de la relation client, les capacités communicatives (compétences linguistiques), la diplomatie, le respect des consignes … sont un plus pouvant la démarquer des concourantes.

Le salaire d’une télé-secrétaire

Une télé-secretaire ne peux pas facture moins de 20.00€ de l'heure, sous peine de mettre la clé sous la porte!
En général les tarifs des prestations administratives externalisées varient entre 15 et 50 € de l’heure. Pour clarifier, la moyenne se situe aux alentours de 20 € de l’heure.

Tarifs

Le salaire d'une télé-secretaire se mesurera à son volume de travail. La diversification d’activités et un grand portefeuille de clients sont indispensables pour assurer à la télé-secrétaire un salaire correcte.

La réglementation

Ce métier est difficile à assurer par les compagnies d'assurance car il n'entre pas dans un cadre défini. Pour résumer, les télé-secrétaires ne sont pas soumises à une réglementation.

Cependant, certaines spécialités doivent respecter certaines regles déontologiques :

La réglementation

  • Premièrement, le secret professionnel est imposé aux télé-secrétaires médicales.
  • En outre, la pratique de la comptabilité est interdite aux télé-secrétaires médicales.

En conclusion; s’installer en tant que télé-secrétaire

Pour vous lancer, la télé-secrétaire doit passer par plusieurs étapes :

étude de marché

  • L'étude de marché (choix de la zone de chalandise, type d'implantation ...).
  • Déterminer le mode de financement (les aides , de votre mode de financement).
  • Proposition de services.
  • Choix du statut juridique.
  • ...

Dans le cadre d’une éventuelle création d’entreprise, il est nécessaire de s'informer sur les aides à la création ( NACRE, ACCRE...) pour faciliter la création d’entreprise.

Il est important de s’entourer des professionnels spécialisés ( dans la création afin de réussir ce projet ambitieux (IncubateurConsultants en Gestion de Ressources Humaines).

Si, vous avez aimé ce poste, 😉 merci de me dire ce que vous en pensez !

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